PRIVACYVERKLARING


Bedankt voor uw interesse in ons boekingsagentschap ‘The Agent’. Bij ons kan u rekenen op een persoonlijke service. Hiervoor hebben we wel de nodige gegevens van u nodig. U mag er zeker van zijn dat wij hierbij uw privacy ter harte nemen. De bescherming van uw persoonsgegevens is uiterst belangrijk voor ons. Wij stellen alles in het werk om ervoor te zorgen dat u uw persoonsgegevens veilig aan ons kunt blijven toevertrouwen. Zo gaan wij steeds op een verantwoorde en discrete manier om met persoonsgegevens, en namen wij alle redelijke beschermingsmaatregelen teneinde verlies, toegang door onbevoegden, accidentele verspreiding onder derden en/of elke andere onrechtmatige verwerking van verzamelde persoonsgegevens te vermijden.

Wie zijn we?

The Agent’ is een “boutique booking agency”, opgericht door mevrouw Valérie Meeus, met maatschappelijke zetel te 3001 Heverlee, Reeboklaan 2 en met uitbatingszetel te 3500 Hasselt, Luikersteenweg 131, bus 4 en ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen met ondernemingsnummer 0635.511.534 (hierna, ‘wij’ of ‘we’).

Hieronder vindt u onze contactgegevens:

The Agent
Luikersteenweg 131/4
3500 Hasselt
+32 (0) 11 23 19 23
+32 (0) 486 70 96 54
info@theagent.be

Wij verwerken uw persoonsgegevens steeds volgens de geldende wettelijke bepalingen voor de bescherming van persoonsgegevens, met name de Verordening (EU) 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/ EG (hierna, de ‘AVG’) en de nationale uitvoeringswet- en regelgevend.

Enkele begrippen toegelicht 

Voor de toepassing van deze privacyverklaring wordt onder ‘persoonsgegevens’ verstaan: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (‘de betrokkene’). Als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van één of meerdere elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon. Het gaat met andere woorden om alle informatie op basis waarvan een persoon geïdentificeerd kan worden. Daartoe behoren bijvoorbeeld uw naam, geboortedatum, adres, telefoonnummer en e-mailadres, maar ook uw IP-adres. Het begrip ‘verwerken’ is heel ruim en dekt onder andere het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, actualiseren, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verspreiden, combineren, archiveren en wissen van gegevens.

Ve r a n t w o o r d e l i j k e v o o r d e v e r w e r k i n g v a n u w p e r s o o n s g e g e v e n s (“verwerkingsverantwoordelijke”)

Mevrouw Valérie Meeus is de verantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Dit betekent dat zij het doel en de middelen voor de verwerking van uw persoonsgegevens vaststelt.

Wanneer verzamelen wij uw persoonsgegevens?

Wij verzamelen onder meer persoonsgegevens wanneer u:

− Onze website bezoekt;
− Een offerte aanvraagt;
− Klant wil worden/wordt;
− Zich inschrijft op de nieuwsbrief;
− Uw gegevens invult op het inschrijvingsformulier;
− Ons contacteert (bv. telefonisch, per e-mail of via sociale media).

Ook verwerken onze systemen automatisch bepaalde persoonsgegevens. Wij gebruiken cookies wanneer u onze website bezoekt. Cookies zijn kleine bestandjes met informatie die op uw computer, tablet of mobiel toestel worden bewaard om, onder andere, uw gebruiksgemak op onze website te optimaliseren. U kan op elk moment, via de instellingen van uw browser, alle geïnstalleerde cookies uitschakelen of verwijderen van uw toestel. Let wel, door uw cookie-instellingen te wijzigen, is het mogelijk dat onze website niet meer goed functioneert. Voor algemene informatie over cookies kan u terecht op de volgende website: www.allaboutcookies.org. Wij beogen in principe geen persoonsgegevens te verzamelen van personen jonger dan 16 jaar. Deze jongeren mogen zonder toestemming van de persoon die de ouderlijke verantwoordelijkheid draagt, geen persoonsgegevens aan ons doorgeven of een toestemmingsverklaring afgeven. Welke persoonsgegevens verwerken wij, waarom en gebaseerd op welke rechtsgrond?

In onderstaande tabel leest u:

welke categorieën van persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij dit doen (de ‘doeleinden’) en op welke rechtsgrond de verwerking is gebaseerd. Elke verwerking van uw persoonsgegevens gebeurt immers voor één of meerdere specifieke doeleinden. Daarnaast is er steeds een aantoonbare rechtsgrond voor elke verwerking. De nummering die u terugvindt in de kolom ‘rechtsgrond’ heeft de volgende betekenis:

a) u heeft toestemming gegeven voor de verwerking van persoonsgegevens voor één of meer specifieke doeleinden;
b) de verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij u partij bent;
c) de verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op ons als verwerkingsverantwoordelijke rust;
d) de verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van onze gerechtvaardigde belangen of van een derde, behalve wanneer uw belangen of grondrechten en fundamentele vrijheden die tot bescherming van persoonsgegevens nopen, zwaarder wegen dan die belangen.

Uw privacy-rechten

Om u meer controle te geven over de verwerking van uw persoonsgegevens, beschikt u over heel wat rechten. Deze rechten zijn, onder andere, vastgelegd in artikelen 15-22 AVG.

U beschikt over de volgende rechten:
• Het recht op inzage in de persoonsgegevens die wij van u verwerken (art. 15 AVG):
Categorieën van persoonsgegevens Doeleinden Rechtsgrond
Identificatie – en contactgegevens (naam,voornaam, adres, telefoonnummer,faxnummer, e-mailadres, taalkeuze,o n d e r n e m i n g s n u m m e r ) ,betalingsgegevens, IP-adres en IMEI-code Beheer en uitvoering van uw offerteaanvraag b)

Identificatie – en contactgegevens (naam,

voornaam, adres, telefoonnummer,

faxnummer, e-mailadres, taalkeuze,

o n d e r n e m i n g s n u m m e r ) ,

betalingsgegevens, IP-adres en IMEI-code

Uitvoering van de overeenkomst (met

inbegrip van facturatie)

b)

Identificatie – en contactgegevens (naam,

voornaam, adres, telefoonnummer,

faxnummer, e-mailadres, taalkeuze,

o n d e r n e m i n g s n u m m e r ) ,

betalingsgegevens, IP-adres en IMEI-code

Service voor, tijdens of na de uitvoering van

de overeenkomst en klachtenbehandeling

b)

Identificatie – en contactgegevens (naam,

voornaam, adres, telefoonnummer,

faxnummer, e-mailadres, taalkeuze),

betalingsgegevens, IP-adres en IMEI-code

Verzamelen van feedback ter verbetering van

onze service

d)

Identificatie – en contactgegevens (ema

i l a d r e s o f t e l e f o o n n umme r

contactpersoon), IP-adres of IMEI-code

U, als klant, informeren over onze diensten

door middel van gerelateerde communicatie

(bv. een nieuwsbrief)

d)

Identificatie – en contactgegevens (ema

i l a d r e s o f t e l e f o o n n umme r

contactpersoon), IP-adres of IMEI-code

U, als prospect, informeren over onze

diensten door middel van gerelateerde

communicatie (bv. een nieuwsbrief)

a)

Identificatie – en contactgegevens (naam,

voornaam, adres) en betalingsgegevens

Voldoen aan wettelijke, reglementaire en

a d m i n i s t r a t i e v e ( w a a r o n d e r

boekhoudkundige) verplichtingen

c)

Identificatie – en contactgegevens (naam,

voornaam, adres), betalingsgegevens en

facturen

Ter verdediging en bescherming van onze

rechten

d)

Pagina !4 van !8

Versie 1.0 – September 2018

U heeft het recht om op ieder ogenblik van ons te vernemen of wij al dan niet uw persoonsgegevens

verwerken. Als wij ze verwerken, dan heeft u het recht om deze persoonsgegevens in te zien en

bijkomende informatie te ontvangen over:

a) de verwerkingsdoeleinden;

b) de betrokken categorieën van persoonsgegevens;

c) de ontvangers of categorieën van ontvangers (met name ontvangers in derde landen);

d) de bewaartermijn of, als dat niet mogelijk is, de criteria ter bepaling van die termijn;

e) het bestaan van uw privacy-rechten;

f) het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit;

g) de bron van de persoonsgegevens indien wij persoonsgegevens via een derde verkrijgen;

h) het bestaan van geautomatiseerde besluitvorming.

Als wij u geen toegang kunnen geven tot uw persoonsgegevens (bijvoorbeeld omwille van wettelijke

verplichtingen), laten wij u weten waarom dat niet mogelijk is.

Ook kan u een kosteloze kopie, in een begrijpelijke vorm, verkrijgen van de verwerkte

persoonsgegevens. Let wel, wij kunnen een redelijke vergoeding vragen om onze administratieve

kosten te dekken voor elke bijkomende kopie die u opvraagt.

• Het recht op vergetelheid of om ons te vragen om uw persoonsgegevens te wissen (art. 17

AVG):

U kan ons in bepaalde gevallen vragen om uw persoonsgegevens te wissen. In dit geval dient u er

evenwel rekening mee te houden dat wij u geen service meer kunnen bieden indien u dat wenst. Houd

er ook rekening mee dat uw recht op vergetelheid niet absoluut is. Wij hebben het recht om uw

persoonsgegevens te blijven bewaren wanneer dat nodig is voor, onder meer, de uitvoering van de

overeenkomst, de naleving van een wettelijke verplichting of het instellen, uitoefenen of onderbouwen

van een rechtsvordering. We zullen u daarover nader informeren in ons antwoord op uw verzoek.

• Het recht op rectificatie en aanvulling (art. 16 AVG):

Wanneer uw persoonsgegevens onjuist, verouderd of onvolledig zijn, kan u ons vragen om deze

onjuistheden of onvolledigheden te laten verbeteren.

• Het recht op dataportabiliteit of overdraagbaarheid van persoonsgegevens (art. 20 AVG):

Ook heeft u het recht om, onder bepaalde voorwaarden, de persoonsgegevens die u aan ons heeft

verstrekt voor de uitvoering van de overeenkomst of waarvoor u toestemming heeft gegeven, door ons

te laten overdragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke. Voor zover het technisch mogelijk

is, bezorgen wij uw persoonsgegevens rechtstreeks aan de nieuwe verwerkingsverantwoordelijke.

• Het recht op beperking van de verwerking (art. 18 AVG):

Indien één van de volgende elementen van toepassing is, kan u ons verzoeken om de verwerking van

uw persoonsgegevens te beperken:

a) u betwist de juistheid van die persoonsgegevens (in dit geval wordt het gebruik ervan beperkt

gedurende een periode die ons in staat stelt om de juistheid van de persoonsgegevens te

controleren);

Pagina !5 van !8

Versie 1.0 – September 2018

b) de verwerking van uw persoonsgegevens is onrechtmatig;

c) wij hebben uw persoonsgegevens niet meer nodig voor de oorspronkelijke

verwerkingsdoeleinden, maar u heeft ze nodig voor de instelling, uitoefening of

onderbouwing van een rechtsvordering;

d) zolang er geen beslissing is genomen over de uitoefening van uw recht op bezwaar tegen de

verwerking, kan u verzoeken om het gebruik van uw persoonsgegevens te beperken.

• Het recht van bezwaar (art. 21 AVG):

U kan op grond van uw bijzondere situatie, bezwaar maken tegen de verwerking van uw

persoonsgegevens, indien deze verwerking kadert in ons gerechtvaardigd belang of in de vervulling

van een taak van algemeen belang. Wij staken in dat geval de verwerking van uw persoonsgegevens,

tenzij we dwingende en legitieme gronden voor de verwerking kunnen aantonen die zwaarder wegen

dan die van u, of wanneer de verwerking van de persoonsgegevens verband houdt met het instellen,

uitoefenen of onderbouwen van een rechtsvordering.

• Het recht om niet aan geautomatiseerde besluitvorming onderworpen te worden (artikel

22 AVG):

U heeft het recht om niet onderworpen te worden aan een volledig automatische beslissing die u

aanzienlijk treft of juridische gevolgen heeft.

In drie situaties kan u zich niet op dit recht beroepen:

a) als een wet dit toelaat (bijvoorbeeld ter voorkoming van belastingfraude);

b) als de besluitvorming berust op een uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene; of

c) als dit noodzakelijk is voor de totstandkoming, of de uitvoering van een overeenkomst (let

wel, hierbij maken wij steeds geval per geval een afweging of er minder privacy intrusieve

methoden bestaan om de overeenkomst te sluiten of uit te voeren).

• Het recht om uw toestemming in te trekken (art. 7 AVG):

Wanneer uw persoonsgegevens worden verwerkt op basis van uw toestemming, kan u deze

toestemming te allen tijde weer intrekken op eenvoudig verzoek.

Uitoefenen van uw rechten

Om deze rechten uit te oefenen kan u ons per e-mail contacteren op het volgende e-mailadres:

finance@theagent.be. Om uw identiteit te kunnen nagaan vragen wij u om een kopie van de voorzijde

van uw identiteitskaart mee te sturen.

U kan al deze rechten kosteloos uitoefenen, tenzij uw verzoek kennelijk ongegrond of buitensporig is

(bijvoorbeeld vanwege het repetitieve karakter). In dat geval hebben wij het recht om u een redelijke

vergoeding aan te rekenen of te weigeren om gevolg te geven aan je verzoek.

Doorgeven aan derden

Wij zullen uw persoonsgegevens uitsluitend doorgeven aan derden conform de wettelijke bepalingen,

wanneer u daarvoor toestemming heeft verleend of wanneer dit nodig is voor onze dienstverlening (op

basis van ons gerechtvaardigd belang). Verder geven wij geen persoonsgegevens door aan derden,

tenzij wij hiertoe verplicht zijn op basis van dwingende wettelijke bepalingen (bv. doorgifte aan

externe organen, zoals toezichthoudende of rechtshandhavingsinstanties).

Pagina !6 van !8

Versie 1.0 – September 2018

Categorieën van ontvangers

Binnen onze onderneming zien wij erop toe dat uw persoonsgegevens uitsluitend toegankelijk zijn

voor personen die deze nodig hebben om te voldoen aan de contractuele en wettelijke verplichtingen.

In bepaalde gevallen worden onze medewerkers bij het uitvoeren van hun taken ondersteund door

externe dienstverleners. Met betrekking tot gegevensbescherming is met al deze dienstverleners een

overeenkomst afgesloten om erop toe te zien dat zij uw persoonsgegevens veilig, respectvol en als een

goede huisvader beheren.

Doorgiften aan derde landen

We geven uw persoonsgegevens uitsluitend door aan verwerkers of verwerkingsverantwoordelijken in

derde landen, voor zover we hiertoe wettelijk gerechtigd zijn.

Voor zover dergelijke doorgiften nodig zijn, nemen wij de nodige maatregelen om ervoor te zorgen dat

uw persoonsgegevens in hoge mate worden beschermd en dat alle doorgiften van persoonsgegevens

buiten de EER rechtmatig plaatsvinden. Indien er een doorgifte plaatsvindt naar een land buiten de

EER, waarvoor de Europese Commissie niet heeft vastgesteld dat het land een passend niveau van

bescherming biedt, is de doorgifte steeds onderworpen aan een overeenkomst die voldoet aan alle

vereisten voor doorgiften aan derde landen, zoals de goedgekeurde standaardbepalingen inzake

gegevensbescherming die zijn vastgesteld door de Europese Commissie. De door de Europese

Commissie goedgekeurde standaardbepalingen kan u raadplegen via de volgende hyperlink: https://

ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/data-transfers-outside-eu/model-contracts-transferpersonal-

data-third-countries_nl.

Beveiliging van uw persoonsgegevens

Wij hebben alle redelijke en passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen

getroffen om uw persoonsgegevens zo goed mogelijk te beschermen tegen toevallige dan wel

opzettelijke manipulatie, verlies, vernietiging of toegang door onbevoegde personen. Zo bewaren wij

uw persoonsgegevens op één centrale en beveiligde plaats op onze server zodat derden geen toegang

hebben tot uw persoonlijke gegevens.

Bewaren van uw persoonsgegevens

Wij bewaren uw persoonsgegevens zolang deze noodzakelijk zijn voor verwezenlijking van het

beoogde doel. Houd er rekening mee dat tal van (wettelijke) bewaartermijnen ertoe leiden dat

persoonsgegevens opgeslagen (moeten) blijven. Voor zover geen bewaarplicht bestaat, worden de

gegevens routinematig gewist nadat het doel waarvoor ze zijn verzameld, is verwezenlijkt.

Daar komt bij dat wij persoonsgegevens kunnen bewaren als u ons hiervoor toestemming heeft

verleend of als wij deze gegevens mogelijks nodig hebben in het kader van een rechtsvordering. In dat

laatste geval dienen we bepaalde persoonsgegevens te gebruiken als bewijsmiddelen. Met het oog

hierop bewaren we bepaalde persoonsgegevens overeenkomstig de wettelijke verjaringstermijn, die tot

dertig jaar kan bedragen; de gebruikelijke verjaringstermijn in verband met persoonlijke

rechtsvorderingen bedraagt echter tien jaar.

Klachten?

We doen ons uiterste best om uw persoonsgegevens te beschermen. Indien u een klacht heeft over de

Pagina !7 van !8

Versie 1.0 – September 2018

wijze waarop wij uw persoonsgegevens verwerken, kan u dit aan ons melden via onze

contactgegevens, zodat wij hier zo snel mogelijk aan kunnen tegemoetkomen.

U kan ook een klacht indienen bij de toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming. De

autoriteit die toezicht houdt op onze organisatie is de Gegevensbeschermingsautoriteit:

Website:

https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

Contactgegevens:

Gegevensbeschermingsautoriteit

Drukpersstraat 35, 1000 Brussel

! +32 (0)2 274 48 00

! +32 (0)2 274 48 35

! contact@apd-gba.be

Heeft u nog vragen?

Dan mag u steeds contact met ons opnemen via telefoon, e-mail of per brief. Wij beantwoorden graag

uw vragen.

The Agent

Luikersteenweg 131/4

3500 Hasselt

+32 (0) 11 23 19 23

+32 (0) 486 70 96 54

info@theagent.be

Wijzigingen

Om tegemoet te komen aan feedback of om veranderingen in onze verwerkingsactiviteiten te

weerspiegelen, kunnen we deze privacy policy van tijd tot tijd wijzigen. Wij nodigen u dan ook uit om

steeds de laatste versie van deze policy te raadplegen op onze website.

Pagina !8 van !8

Versie 1.0 – September 2018

+32 (0) 11 23 19 23

+32 (0) 486 70 96 54

info@theagent.be

Luikersteenweg 131/4, 3500 Hasselt, Belgium